電話対応が苦手?克服するためのアドバイス20選!

電話 苦手

ここでは、家庭や職場で電話対応をするのが苦手だという方に参考にして欲しい、電話対応下手を克服するためのアドバイスについてまとめています。

今回は「あなたが家庭や職場で電話対応をする際に気をつけている事、またオススメしたい方法があれば教えてください。」というアンケートを20名の方に実施し、それぞれ答えていただきました。

参考にしてみて下さい。

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アドバイス1

男性
(男性 19歳)

自分はカラオケ店で働いています。

カラオケでは、食事の注文の際にお客様に部屋から電話がかかってきます。

その際、相手に聞こえやすく伝わりやすいように、声のトーンを上げて高い声で対応するようにしています。

また、間違いがないよう、お客様が注文された商品を自分もお客様に対していうことにより、間違えることなく商品をお届けすることができます。

それに加えて、カラオケ店ではご予約の電話もかかってきます。

その際には、しっかりと伝えることを漏れなくメモをしながら伝えます。

 

アドバイス2

女性
(女性 22歳)

私が電話対応をするときに気をつけていることは、まず初めに何について話すか、電話する前にある程度考えておくということです!

私はもともと電話が得意ではなかったのですが、アルバイトで事務員をする機会があり、事務員だと大体の仕事に電話を使いました。

その時、初めはうまく話せなかったり、伝えたいことがまとまっていないまま話をしてしまっていたことがありました。

それが良くないなと思い、電話をかけるときは前もって話すことを決めてから電話をするようになりました。

そうすると、スムーズに伝えたいことが伝わって相手とのコミュニケーションが取れやすいです!

 

アドバイス3

女性
(女性 23歳)

私は以前菓子販売店での接客業をしていました。

そこで気を付けていた事は、通話前に一呼吸おいて笑顔で対応することです。

私自身、就職して初めて電話対応というものをして、社内の人からもお客様からもお叱りを受けたことがあります。

その時は、「電話対応ってなんて怖いんだろう」と思ってしまいました。

電話対応が毎日あるので、恐る恐る電話に出ていた時期もありました。

しかし、電話に出る前の一呼吸で覚悟を決めて笑顔で対応していくうちに、お客様にお褒めいただいたく機会も増えていきました。

回数をこなすまでは電話に出るのも怖いと思うのですが、電話越しに食べられてしまうわけでもないので、怖がらないことが一番だと思います。

緊張して対応が難しいとは思いますが、一呼吸おいて笑顔での対応をおすすめしたいです。

 

アドバイス4

女性
(女性 28歳)

電話対応する際に気をつけていることは、必ず話した内容をメモすることです。

また、相手の会社名と名前、電話番号をお聞きするのを忘れないということです。

さらに、折り返しが必要になった場合は相手からかけてもらうのではなく、こちらからかけ直すようにしていました。

電話対応に慣れていなかった時期は、「電話をかける時」「電話を受けた時」に必ず話さなければならないことを箇条書きでメモしておき、常に机の上に置いて、電話の際にそれを確認しながら対応しておりました。

 

アドバイス5

男性
(男性 29歳)

私は仕事柄電話応対をすることが多いです。

こんな私は、以前は電話対応がものすごく苦手でした。

特に、クレームの電話ではないかとびくびくしていたのを覚えています。

そんな私が電話応対が好きになったきっかけがあります。

それは、民間企業によるクレーム応対研修です。

実際にあった事例などを踏まえて、クレームは怖くないんだ・企業として取り組むべき問題だから個人で悩む必要はないんだと改めて思いました。

「なんとかなる」を念頭に置くと、おのずと不安からも解消されて、自信をもって電話応対ができます。

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アドバイス6

女性
(女性 30歳)

電話対応は、とにかく回数をこなしてなれることが大事だと思います。

最初は相手の名前すら聞き取れないことが多いですが、何度も対応をするうちに、耳が慣れてきて名前を聞き取れるようになります。

また、これを言われた時にはこのように対応するということも数をこなすとわかってくるので、最初は嫌に思うことも多いですが、数をこなしてなれていきましょう。

また、メモを取って同じことを何度も聞かないように、相手が何を言っているか忘れないようにすることも大事です。

 

アドバイス7

女性
(女性 31歳)

私も会社に勤めるまでは電話が大の苦手でした。

最初は鳴るだけで緊張し、自らかける時は応対マニュアルを暗記して挑んでいました。

しかし、徐々にこれは多くこなすうちに慣れてくるものだとわかり、どんどん積極的に電話をとって数をこなしていきました。

相手のペースに飲み込まれず、ゆっくりはっきり答えることで、冷静になって言葉もうまく出てくるようになります。

あまりマニュアルを意識しすぎずに、自分の言葉に置き換えて対応することが、会話をスムーズにこなすカギだと思います。

 

アドバイス8

女性
(女性 31歳)

電話対応が苦手な場合は、シンプルに誰かになりきるのがいいと思います。

機会のオペレーターや、カスタマーサービスセンターで働いているような方達の話し方です。

電話を取る時は、誰からの電話でも、お客さんから電話がかかってきているのをイメージして電話の対応をされるといいのではないのかなと思います。

私は誰とでもフランクに話してしまう性格なので、電話の応対をする場合は敬語等は友達と話している感覚で話してしまいます。

 

アドバイス9

男性
(男性 31歳)

電話対応が苦手な人には、「電話対応が簡単なこと」という思い込みと「そんなこともできない自分」という引け目があったりします。

そのため、まずは「電話対応は難しい」ことと、電話対応が上手な人は「過去から電話経験が多い実力者」であることを認識する必要があります。

その上で、苦手な電話対応を克服していくるには、電話対応をマニュアル化(一連の作業)し、できれば「電話対応シート」のようなものを作成してしまうことです。

友人との雑談以外の場合は、必ず電話してくる相手に用件があり、またメールではできない理由(相手が急いでいる、メールが使えないまたはメールを知らない等)があります。

しかしメールのように内容を再確認することはできないため、必ずメモをとりながら行います。

①必ず相手の所属や名前を聞く。メモする。

②相手の話を聞き、要所要所でメモする。

③会話終了後、話の要点をまとめて繰り返し、用件がそれでよかったかを確認する。

④最後に、相手の連絡先を聞き、所属と名前を繰り返す。

これを電話しながら書き込めるA5くらいの小さな「電話対応シート」を作成しておいて、電話があるたびに作成していきます。

もしすぐ対応する際のセリフが出てこないならば、電話対応シートにセリフを最初から書き込んでおくのもよいでしょう。

これを繰り返していくことで、電話対応の実力がついていき、次第にシートがなくてもメモ書き程度で対応できるようになります。

なお、電話対応の実力者でも、用件を間違えないように必ずメモをとりますから、「メモもなしに電話をする」のが正義という考えも失くすのがよいでしょう。

 

アドバイス10

男性
(男性 32歳)

私自身、電話対応が苦手でいつも電話で人と話す時は緊張してしまいます。

そこで自分なりに考え、どうすればその緊張感をほぐすことが出来るのかと考えました。

まず電話で話す際に、あらかじめ話す内容をメモに書いておき、緊張しても大丈夫なように順序立てをしておくことです。

そうすれば、ある程度話の筋を伝えることが楽になります。

私自身も、このような方法だけでも緊張感をほぐすことが出来るようになりました。

また、電話で人と話す際には常にメモを取れるようにしておくことも大切だと思います。

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アドバイス11

女性
(女性 34歳)

受付事務の仕事をしているので、毎日50件以上の電話応対をしています。

私が気をつけているのは、会社の窓口だという意識を常に持って応対をすることです。

私の対応が会社の評判や信頼につながるので、気を緩めずに常に緊張感を持って応対するようにしています。

敬語がきちんと使えないと恥ずかしいので、秘書検定2級も取得しました。

電話対応が苦手な方は、相手の方を頭にイメージすると話しやすくなります。

お会いしたことがない方でも、声の雰囲気で性別や年齢がだいたい分かるので、頭の中で身近な人に置き換えて応対すると話しやすいです。

また、どうしても緊張して頭が真っ白になってしまう方は、カンペを作っておくと安心です。

色々な場面を想定して台詞のように応対方法を書いておけば、慌てずに落ち着いて対応が出来ます。

 

アドバイス12

女性
(女性 34歳)

相手に電話で話す時に気を付けている事は、相手の心を邪魔しないように話をするように気を付けています。

相手の話を遮らないように相手が何を話したいのか理解をしながらすると、電話で上手く話せるんだなと思いました。

何においてもそうですが、恥じらいを無くす事は難しいですが、無くした方が何事もいいかなと思いました。

人の考えている事を分かりたいという気持ちがあればいいのかなと思いました。

私は人と話してものすごくそう思います。

 

アドバイス13

女性
(女性 35歳)

電話で気をつけている点としては、声の抑揚をつけると言う事です。

また、明るくはっきりとした言葉で話しかけることを心がけています。

基本的に、電話は相手の表情を見る事が出来ないために声だけで判断をしなければいけません。

そのため、声の強弱をつけることによって相手に勘定が伝わりやすくなるので、相手に不快な思いをさせないように心がけています。

相手によって声のトーンをかえるというのも1つの方法です。

高齢の方は高い音が聞き取りにくいので、あまり甲高い声で話をしないようにいつもよりも声のトーンを下げて離すようにしています。

 

アドバイス14

男性
(男性 36歳)

電話のそばに例文を用意しておくと良いです。

大事なことを聞きそびれてしまうことを防ぐことができます。

よく電話が掛かってくる相手をイメージして具体的に例文をつくりましょう。

緊張すると、いつもは覚えている事でも度忘れしてしまうことがあります。

自分の会社の名前などの当たり前なこともすべて記載しておきましょう。

相手の声がよく聞き取れないことがあります。

よく聞こえなかった場合は、かならず聞き返すようにしましょう。

早く電話を終わらせたいからといって、中途半端に相手の用件を聞いてしまうと、後で思わぬトラブルにつながることがあります。

相手の方が急いでいる場合も、ゆっくりとあせらずに聞き返して下さい。

 

アドバイス15

女性
(女性 39歳)

電話を取るのが苦手だった私ですが、仕事で電話対応をしていた時に気をつけていた事は、いつもよりワントーン高い声で話すようにしていたことです。

そうすることで、自分のスイッチを切り替えたら落ち着いて話すことができるようになりました。

家の電話が鳴っても出るのに躊躇するのですが、電話をとった時の第一声をワントーン高くして、気分を持ち上げています。

声をワントーン上げることは、相手にとっても感じが良く聞こえるし、自分も気分が上がるのでとてもお勧めです。

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アドバイス16

女性
(女性 39歳)

とにかくゆっくり、はっきり喋るように注意しています。

私は緊張すると早口になってしまうタイプです。

自分ではゆっくり話しているつもりでも、途中から気が張り詰めてきた時などに段々早口になってしまうのです。

しかし、こちらが早口になると電話の相手もつられて早口になってしまったり、まとまる話もまとまらなくなってしまいます。

頭でしっかり整理しながら、メモなどをとりながら、一呼吸おくくらいの方が相手にとっても聞き取りやすく、こちらの気持ちも伝わりやすいです。

 

アドバイス17

女性
(女性 40歳)

顔が見えない分、聞こえてくる音に集中しています。

職場の場合、コールがなったらなにがなんでもすぐにとり、どんな状況でも笑顔で明るい大きな声で「お電話ありがとうございます、会社名、名前でございます。」と言えるようにたたきこみます。

名前や内容が聞き取れなかったら、そのままにせず、耳が悪いせいにしてあせらずあわてずに必ずもう一度確認するようにします。

○○様ですね、いつもお世話になっております。ありがとうございます。

は緊張がほぐれるので一回の電話で何度か使っています。

受話器は先方が切ったのを確認してからゆっくりおろします。

 

アドバイス18

女性
(女性 41歳)

電話が鳴っている間に一度大きく深呼吸すると、気持ちがだいぶ落ち着きます。

電話に出る際は必ずメモを用意します。

メモを取っていると相手の話を整理しやすくなります。

そして、話し方をゆっくり丁寧に話すようにします。

個人的には、この方法を一番オススメしたいです。

これまでの経験から、こちらがゆっくり話していると相手もつられるのか、話し方がゆっくりになるような気がします。

さらに、丁寧な言葉遣いで対応していれば、例え聞き間違えなどミスをしてしまっても怒る人はいません。

ゆっくり丁寧な言葉遣いを心掛ければ、電話応対も苦手ではなくなると思います。

 

アドバイス19

女性
(女性 46歳)

しっかりと対応しなければ、と思うと電話が鳴るのがこわくなります。

最低限のマナーは必要ですが、考え過ぎて苦手意識を持つとよけい電話で上手く受け答えができなくなってしまいます。

電話が鳴ったら深く考えずに即座に取る、真っ先に取る、これを繰り返していれば条件反射で電話が鳴ると取れるようになります。

数をこなしていけば自然と受け答えも身についてきます。

相手もそんなに対応が上手な方ばかりではないので、リラックスしてどんどん取っていけば苦手意識はなくなります。

 

アドバイス20

女性
(女性 54歳)

電話は相手の顔が見えないために、自分ではこれでいいと思っていても、実は相手の印象は全く違っていたという事は意外と多いものです。

クレームが来る内容は邪魔臭そうに対応していると感じられて時や、よく内容がわからなくて長く待たせてしまった時にイライラさせてしまって、相手が感情的になることが多くみられます。

相手が目の前にいると想定しながら、頭を下げるときには頭を下げて対応すると間違いがありません。

時間がかかると思ったら、一度連絡先を聞いておいて折り返し掛けなおせば良いのです。

話の内容をメモに取っておくと、後になってもその時の様子がよくわかるものです。

そして、必ずもう一度確認をとるようにすれば、先方も安心されます。