仕事でミスが多い!ミスを減らすための8つの対策まとめ

仕事でミスが多い

今回のテーマは「仕事中のミスの減らし方」についてです。

仕事中のミスの減らすために、具体的に皆さんはどのようなことに気をつけているのでしょうか。

今回は、「仕事でミスをしないために、どのような事に気を付けていますか?」というアンケートを14人の方に実施し、まとめました。

「最近、仕事でミスが多い!」と悩んでいる方は参考にしてみてください。

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1.分からないことは周りに積極的に聞く

分からないことは聞く①

女性
(女性20歳:パート)

私は塾で仕事をしているのですが、そこでミスをしないように気をつけていることは、塾長の話をよく聞くことです。

少しでも「これでいいのかな?」と疑問に思ったことや、わからないことは塾長に聞くようにしています。

塾長にすぐに聞けないときは塾長がいつも頼りにしていると思う講師や、副塾長に聞くようにしています。

生徒に関して気をつけていることは、お出迎えの挨拶と見送りの挨拶を欠かさないことです。

また、そのときはどんな状況でも笑顔で元気に挨拶するようにしています。

それがどうやってミスと繋がるかというと、生徒とのコミュニケーションは挨拶から始まっています。

そうすることで教える場面に入ったときに生徒が自分のやりたいことや考えていることを自分から言ってくれて、教え方や勉強する単元を効率よく教えることができます。

無駄な時間を過ごすというミスを防げます。

 

分からないことは聞く②

女性
(女性26歳:小学校非常勤講師)

一番気を付けていることは、「分からないことを自分一人で判断しない」ことです。

どの業種でもそうですが、ひとつのミスは組織全体のミスになりかねません。

また、人間関係を良好に保つことも、仕事をうまく進めていく秘訣だと思っています。

良好な人間関係がミスをしない環境にもつながると考えています。

そのためにも、分からないことは素直にわからない、と言うことを大切にしています。

しかし、全てを分からないと言って人に任せてしまうと、信用問題につながってきます。

私は、まずは自分で考えてみて、わかることは自分の力で、わからないことは自分一人で判断しないように区別しています。

その見極めは大切だと思います。

自分で考えて仕事をこなしていくことで、自身のスキルアップにつながりますし、周りからの信頼も得られるようになります。

分からないことは素直にわからないと言って教えてもらうことで、ミスを減らし、相手との関係を築くことができ、更には自分の力にもなると思っています。

 

2.周囲に気を配る

男性
(男性20歳:アルバイト)

飲食店でのアルバイトをしていますが、常に周囲に気を配るようにしています。

例えば、料理が出てくるタイミングに合わせて取り皿を用意したり、お客様のグラスが空いていたら次の飲み物をお伺いしたりといったことです。

何気ないことですが、このように周囲に気を配ることでお客様に満足していただけるためには必要なことと考えています。

また、手が空いているときには厨房に入って自分が手伝えることはないかを確認したりしています。

後輩がなにかわからないことがあって困っているときには何が分からないかを聞いて教えてあげるなどしてミスが起こることを防ぎます。

アルコール飲料を出すときにはお客様に年齢を確認してからお出しするようにしています。

 

3.情報の信頼度にこだわる

女性
(女性27歳:販売員)

「確か〜」や「〜だったと思う」というような曖昧な記憶でお客様応対は絶対しないようにしています。

自分が100%の自信を持って答えられること以外は必ず毎回確認します。

確認方法も、他のスタッフに聞くのではなく、自分の目で見て調べるように気を付けています。

一緒に働く仲間を信用していないわけではありませんが、お客様に絶対迷惑をかけないためです。

販売しているものが安いものではないことと、お客様が毎日ご利用いただくものなので、確かな情報を提供したいと思っています。

その他、些細なことでも万が一後々クレームになりそうなお客様がいらした場合、必ず上長に一言伝えておきます。

お客様に安心してご利用いただけるお店・信頼してもらえるお店を作るため、スタッフ間での報連相も忘れないよう日々努めています。

 

4.しっかり確認する(してもらう)

しっかり確認①

女性
(女性36歳:主婦)

昨年末まで営業事務の仕事を10年していました。

私がミスをしないためにしていたのは、大事なややこしい仕事は朝一番に処理するようにし、第三者に確認、先方にも確認してもらうように気をつけていました。

営業時間が始まると電話が鳴りっぱなしだったので大事な時間がないミスの許されない仕事は朝一番に行うようにしていました。

その方が集中でき確認する余裕もできるからです。

その後、社内の第三者に漏れがないかミスがないかなど確認して貰います。

そしてデザインがある商品は先方の注文と間違いがないか最終チェックをしてもらっていました。

そうすることでミスも少なくなり、全責任を取る必要もなくなります。

やはりミスを少なくするには人の目で何度もチェックしたほうが断然減り、効率も上がります。

 

しっかり確認②

男性
(男性37歳:不動産屋の事務員)

不動産の事務の仕事をしているので、物件資料の作成や契約書類などの書類作成が主な仕事です。

なので、誤字脱字のチェックは欠かせません。

計算する機会も多いので、2回以上は再計算して合っているかどうか確認します。

また、他社物件の問い合わせが来た場合、物件があるかどうかや、金額や条件が変わっていないかどうかを先方の業者へ必ず確認をします。

ちなみに、物件が成約済みだった場合は、お客様の希望条件に合う物件を探し提案します。

また、月極駐車場の管理の場合、毎月賃料の入金確認をしますが、遅れがちの借主には早めに催促の電話をします。

うっかり忘れていたという事例がほとんどなので、貸主様に報告するときには滞納者がいない状態で報告できます。

 

しっかり確認③

女性
(女性38歳:グラフィックデザイナー)

グラフィックデザイナーにとって怖いのは、とにかく入稿ミスです。

デザインが決定になるまで何度となく確認作業はしますが、印刷所に入稿するデータに間違いがあれば全て刷り直しになってしまいます。

最悪の場合納品期日が守れない事にも繋がってしまい、会社や個人の信用問題にまで発展し兼ねません。

そんな入稿ミスを絶対にしないように、会社に属しているデザイナーなら入稿までにデザインを簡易印刷したものをデザイナー内で回して何重にもチェックをします。

また営業やADなど、そのデザインに絡んだ人にも職種を越えてチェックしてもらいます。

さらに最も怖いのはデザイン上に価格が入っている場合です。

自分たちでもチェックをしますが、可能であれば文字校正を専門とする職種の方にお願いして見てもらいます。

こうして徹底的にチェックしてミスが無いことを確認したデータを印刷所に送るのが、デザイナーが気を付けている点です。

 

しっかり確認④

男性
(男性40歳:事務職)

私は事務職で、主にパソコンへの書類になっている顧客情報や在庫などのデータを入力するお仕事を行っています。

やはり誤入力をやってしまうと致命的なミスになってしまうので、それだけはしないように入力したものは1~2度見直すことにしています。

しかし、やはり目の疲れなどから見間違いをしてしまうこともあるので、眼鏡を常にきれいにしておくことや、目薬をさして目の疲れをとったり、パソコンの画面を常に凝視しないといけない作業なので、パソコンからの光から目を守ることのできるPCレンズを使った眼鏡を使用したりしています。

作業上で意識することでもミスは防ぐことができるとは思いますが、からだの方のコンディションも常に良くしておくことも大事なことだと思います。

 

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5.同じミスを繰り返さない

男性
(男性36歳:不動産管理)

仕事上のミスを完全に防ぐことは無理だと割り切って、ミスをしないこと自体よりも、同じミスを繰り返さない注意をするよう心がけています。

例えば、提出する書類に印鑑を押し忘れてしまった場合には、一旦は「忘れてしまったから仕方ない」と割り切ります。

しかし同じミスを繰り返さないため、印鑑を押し忘れたことを作業手順書などに手書きでメモしておくことによって、次から印鑑漏れがないよう自分向けに注意を促すのです。

また、「メールで相手に連絡したのに、相手が忘れていた」場合も、実際は自分のミスになりかねません。

そんな時は不条理ではあっても、メールに加えて電話や口頭でも念押しする習慣を付けて、ミスを招かないようにする努力も必要かもしれません。

 

6.自分専用のノートを作る

自分専用のノートを作る①

 

女性
(女性38歳:経理)

仕事用ノートを一冊作り、項目別にインデックスシールで区切り手順などや上司のお茶の好みなどを詳細に書いています。

またミスしたときは一番後ろのページにミスした内容を日付を入れて書き、家に帰ってから(または帰宅途中の電車の中で)読み直し、その対処法を考え更に項目別のところに書き込みます。

仕事は速度が大切ですし、いかにミスせず効率的にやるかを考え、出勤途中の電車の中などでノートを見直し今日やることを頭に入れておくのも大事だと思います。

また、取引先の相手の役員交代など新聞でチェックしたりしています。

ノートは12cm×10cmぐらいのポケットに入るぐらいが仕事中にちょこっと見るのにもお勧めです。

長い文章より箇条書きにした方が見やすくてお勧めです。

 

自分専用のノートを作る②

男性
(男性39歳:公務員)

私の場合、自分にとって全く初めてのケースの時(窓口受付等)には、先輩等に指導してもらい、後で必ず自分だけの受付マニュアルを作成していきます。

例を挙げると、pcを使う場合等には、TOPページのどこから入り、どこをクリックする等をその画面をコピーしていき、赤ペンで記入し一通りの手順書を残していきます。

窓口に来られた市民の方の生活状況等によっては、その都度提出書類が微妙に変わる場合があります。

そういう時でも、必要添付書類の写しを取り、合わせて必ずマニュアルを作っていきます。

やはり一度教えてもらえた事は、次同じ内容が来た場合には、一人で出来る様になるという気持ちを持つことと定着させるために復習を怠らず、時間があれば何度も同じ作業を繰り返し、自分自身に叩き込んでいきます。

 

 

7.タスクもデスクも整理整頓

女性
(女性42歳:クレジットカードの申し込み受付)

お客様の申し込み書を見ながら不備をチェックしたり、不備を解消する為にDMを作ったり、電話したり、正常なものは登録したりする作業内容です。

個人情報が満載の申し込み書を扱う為、紛失・破損は大問題になりかねません。

そこでそのよう事を避けるため、机の上は常に整頓された状態にし、一つの申し込み書に対して作業が終わるまで、他の申し込み書・本人確認書類を混同させないようにしています。

→「整理整頓・クリップ留めや仕切で混同を防ぐ」会社のシステムとして一次・二次、物によっては三次チェックをそれぞれ別人がしていますが、一次の段階でなるべく完了させられるくらいに注意して進めるようにしています。

やり方としては、取りこぼしがないように指で一つ一つの項目を追って、最後までチェック終わってもざっと全体を見て抜けがないかを見直しています。

「見たから大丈夫」が一番ミスを生むと思うので、自分を疑う事を忘れないようにし、もしミスがあったら同僚に指摘してもらうようにして、同じミスをしないように工夫を考えて実行しています。

作業中に電話などで中断される場合は、どこまでやったかわかるように付箋で印を貼って、それから電話対応などに移ります。

突発的なことにもバタバタしないで、今やってる作業に対して中断・再開後も何をすべきだったか分かるようにしておく事を習慣化する事が大切かと思います。

 

8.相手に気を配る

 

女性
(女性48歳:理美容師)

お客様のしたい髪型や、お客様の好きなスタイル、髪のくせ具合いなど見てお客様が満足する髪型になるように気をつけています。

初めてのお客様は少し好みなどをハークする為に何点かカウンセリングをしています。

固定のお客様は夏と冬で季節に応じて髪を切る長さや量も変えられたりしますから、それも一人一人覚えている事も大切です。

髪をシャンプーする時や顔を触る時なども特に冬は寒いから自分の手を温かくして不愉快な思いをさせないように気をつけています。

会話もお客様の好みの話しをして、話しが嫌いな方は話しかけない、話しが好きな方は楽しくお話しすると決めています。

サービス精神を忘れないで親切で丁寧な技術者を目指していけたらと思います。

 

{全体の流れ}

男性
(男性64歳:無し)

1、仕事の内容を理解してから始める。

2、仕上がり、最終のイメージを自分なりに考える。

3、進め方、流れを計画する。

4、計画書があれば照合し、無ければ相談し見解を聞いて作成する。

5、準備を入念に行い、必要なもの、情報収集を行う。

6、仕事をはじめて、ある程度進んだら予定通りか、計画通りかをチェックする。

7、チェックがすんだら仕事を進め、ある程度進んだら、またチェックをする。

8、途中のチェックを繰り返すことで大きく脱線したり、思い違いのままで進んでいくことが防止できる。

9、仕事場の環境も良い仕事を完成させるためには大事な要素となる。

(周辺の音、明るさ、温度は大切)

10、一番大切な要素は自身の体調である。

(身体の健康は勿論、精神的な健康も仕事をミス無く仕上げるための大きな要素である)

以上

アンケートに答えてくださった方々、ありがとうございました。

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